Office 2007: самоучитель
Шрифт:
6. Щелкните мышью в пределах документа вне листа Excel. Окно Excel превратится в обычную таблицу, и в Word вернется исходная лента с вкладками.
Рис. 1.10. Лист Excel в документе Word
Совет
Обратите внимание, что у нас имеются лишние ячейки, не занятые данными. Чтобы убрать лишние ячейки, подведите указатель мыши к правому нижнему углу таблицы Excel, и когда указатель примет вид стрелки, нажмите левую кнопку мыши и, удерживая кнопку, придайте таблице нужный размер.
Внедренный объект позволяет не просто ввести данные в таблицу Word с помощью приложения Excel. Внедрение
Упражнение 7. Вставка данных из других приложений
В документы Office можно внедрять не только листы Excel, но и практически любые объекты других приложений. Давайте добавим в левый нижний угол документа Word логотип компании (в качестве логотипа мы используем произвольное изображение). Для этого выполните следующие шаги.
1. Нажатием клавиш Ctrl+End переместите курсор в конец документа. Затем нажмите клавишу Enter, чтобы добавить ниже таблицы Excel еще один абзац.
Рис. 1.11. Документ Word с таблицей Excel и рисунком
2. Щелкните на кнопке Вставка -> Иллюстрации -> Рисунок (Insert -> Illustrations -> Picture). Открывшееся диалоговое окно Вставка рисунка (Insert Pictures) очень похоже на окно открытия документа, описанное в упражнении 2 этого занятия. Оно работает точно так же и отличается только названием и именем кнопки Вставить (Insert).
3. Найдите любой графический файл, пользуясь приемами, описанными в упражнении 2, и щелкните на кнопке Вставить (Insert).
4. В Word вставляемый объект привязывается к определенному символу текста. В данном случае рисунок оказался связан с первым символом нового абзаца. Чтобы сместить его к правому краю, щелкните на кнопке По правому краю (Align Text Right), расположенной на вкладке Главная (Home) в группе Абзац (Paragraph). Результат показан на рис. 1.11.
Сохранение и закрытие документа
После создания документа и введения данных лучше сразу записать его на жесткий диск. Это предотвратит потерю информации в случае сбоя в работе компьютера или отключения электропитания, что, как правило, случается чаще, чем вы того ожидаете. Возьмите за правило периодически сохранять содержимое документа в процессе работы, чтобы не потерять внесенные изменения.
Примечание
Программы Access и Outlook автоматически обновляют информацию в соответствующих файлах при ее изменении. В то же время Access позволяет в любой момент вручную сохранить текущее состояние базы данных, что помогает избежать потери данных из-за сбоя в работе компьютера.
Упражнение 8. Запись на диск нового документа
Новый ни разу не сохранявшийся документ имеет временное название типа Документ# (Document*), где # – это порядковый номер в ряду документов, созданных в текущем сеансе программы. Для сохранения нового документа выполните следующие шаги.
1. Щелкните на кнопке Office и в появившемся меню выберите команду Сохранить (Save) или щелкните на кнопке Сохранить (Save) на панели быстрого доступа. Откроется диалоговое
окно Сохранение документа (Save As), показанное на рис. 1.12. Оно практически идентично описанному ранее окну открытия документа и отличается лишь названием и кнопкой Сохранить (Save). Это окно одинаково во всех приложениях Microsoft Office 2007.Новое в Office
Панель быстрого доступа по умолчанию расположена в левом верхнем углу линейки и похожа на традиционные панели инструментов. Более подробно об элементах интерфейса Office 2007 рассказывается на занятии 4.
2. С помощью операций, перечисленных в упражнении 2, откройте папку, в которой следует сохранить файл.
3. Введите в поле Имя файла (File Name) имя будущего документа.
4. В раскрывающемся списке Тип файла (Save as Туре) выберите тип сохраняемого документа.
5. Щелкните на кнопке Сохранить (Save).
Рис. 1.12. Диалоговое окно сохранения документа
Совет
Обычно тип документа изменять не требуется. Но если вы формируете шаблон, собираетесь сохранить документ в формате HTML или хотите в дальнейшем импортировать файл в другое приложение, воспользуйтесь списком Тип файла (Save as Туре) и укажите нужный вариант. Например, для последующего импорта документа в другой текстовый редактор обычно подходит вариант Текст в формате RTF (Rich Text Format).
Упражнение 9. Обновление данных
Работая с документом, не забывайте периодически сохранять его, это убережет вас от неприятных потерь информации. Чтобы записать новую версию документа в том же самом файле, достаточно щелкнуть на кнопке Office и в появившемся меню выбрать команду Сохранить (Save) или щелкнуть на кнопке Сохранить (Save) на панели быстрого доступа.
Новое в Office
Приложения Office по умолчанию периодически сохраняют все открытые документы в специальных временных файлах. Если происходит сбой компьютера, при следующем запуске приложения Office выполняется автоматическое восстановление данных из этих временных файлов.
Если у вас возникли сомнения в правильности очередной редакции документа, сохраните новую версию в другом файле с помощью следующих шагов.
1. Щелкните на кнопке Office и в подменю Сохранить как (Save As) выберите команду Документ Word (Word Document). Откроется уже знакомое нам диалоговое окно Сохранение документа (Save As).
2. В поле Имя файла (File Name) введите имя обновленной версии документа, отличное от исходного.
3. Щелкните на кнопке Сохранить (Save).
Прежняя редакция документа останется на диске под старым именем, а модифицированный вариант запишется в новый файл. При дальнейшем редактировании документа будет изменяться содержимое этого нового файла.
Совет
Чтобы случайно не испортить исходный файл, вы можете открыть документ в режиме создания копии. Для этого в окне открытия файла щелкните на стрелке кнопки Открыть (Open) и выберите в раскрывшемся меню пункт Открыть как копию (Open As Сору). Появится новый документ, содержимое которого будет идентично данным открывавшегося файла.
Упражнение 10. Закрытие файла и приложения
По окончании работы с документом вы можете закрыть этот конкретный документ или завершить работу с приложением.