Чтение онлайн

Чтобы разбить макет элементов управления на два макета, необходимо сделать следующее.

1. Нужно выделить предназначенные для перемещения в другой макет элементы. Выделение сразу нескольких элементов осуществляется путем удерживания нажатой клавиши Shift на клавиатуре и щелчков кнопкой мыши на нужных элементах управления.

2. Затем следует выбрать тип нового макета, для этого можно воспользоваться кнопками Табличный или В столбик , расположенными на вкладке Упорядочить в группе Макет элемента управления , или щелчком правой кнопки мыши на выбранных элементах вызвать контекстное меню, в котором выбрать команду Макет , а затем тип создаваемого макета.

3. Для изменения расположения элементов управления в макете достаточно просто перетащить необходимый элемент управления в требуемое место. Горизонтальная или вертикальная полосы показывают ту область макета, в которой перетаскиваемый элемент будет располагаться после того, как кнопка мыши будет отпущена.

Чтобы обеспечить большую наглядность, в макет можно добавить линии сетки, разделяющей элементы управления. Для этого необходимо сделать следующее.

1. Щелчком кнопки мыши выделить любое поле отчета. Это поле будет обозначено границей вокруг него.

2. Затем на вкладке Формат в группе Сетка следует нажать кнопку Сетка и выбрать нужное расположение линий сетки.

Линии сетки можно добавить и другим образом. Так, щелчком правой кнопкой мыши на любом элементе отчета нужно вызвать контекстное меню, в котором следует выбрать команду Макет , затем Сетка и указать необходимый тип линий сетки.

Также в режиме макета пользователь может добавить в отчет рисунок для использования его в качестве эмблемы. Процесс добавления или изменения эмблемы отчета выполняется следующим образом.

1. На вкладке Формат в группе Элементы управления необходимо

выбрать команду Эмблема. На экране появится окно выбора рисунка (рис. 7.17).

Рис. 7.17. Окно выбора рисунка

2. В окне Выбор рисунка следует выбрать нужный файл эмблемы. Добавление файла осуществляется двойным щелчком кнопки на нем либо его выделением с последующим нажатием кнопки OК .

После выполнения этих действий выбранная эмблема будет добавлена в левый верхний угол отчета.

Добавить или изменить заголовок отчета можно, используя команду Заголовок , расположенную на вкладке Формат в группе Элементы управления . В качестве заголовка указывается имя отчета. При изменении названия отчета текст надписи выделяется автоматически, поэтому для его замены достаточно сразу ввести новый заголовок отчета и нажать клавишу Enter .

Чтобы добавить номера страниц, необходимо сделать следующее.

1. На вкладке Формат в группе Элементы управления нажать кнопку Номер страницы .

2. В открывшемся окне Номера страниц , изображенном на рис. 7.18, необходимо выбрать требуемый формат, расположение и выравнивание нумерации страниц, а также указать, требуется ли отображение номера на первой странице отчета. В качестве примера задайте расположение нумерации по нижнему колонтитулу и выравнивание по центру, а также установите флажок Отображать номер на первой странице .

Рис. 7.18. Окно Номера страниц

3. Установив требуемые параметры, нажмите кнопку OК , после чего страницы отчета будут пронумерованы.

Последней в данном разделе будет рассмотрена возможность вставки в отчет текущих даты или времени. Для этого нужно выполнить следующее.

1. На вкладке Формат в группе Элементы управления необходимо нажать кнопку Дата и время , после чего появится окно Дата и время .

2. Чтобы добавить в отчет дату в нужном формате, следует установить переключатель Формат даты в подходящее положение. Оставьте выбранный по умолчанию формат 24 марта 2008 г . Полученный результат отобразится в поле Образец внизу окна Дата и время .

3. Чтобы добавить в отчет время в нужном формате, следует установить переключатель Формат времени в соответствующее положение. Оставьте выбранный по умолчанию вариант 22:05:48 .

4. Нажмите кнопку ОК .

Итак, вы научились корректировать отчет в режиме макета. Далее будет рассказано, как это делается в режиме конструктора.

Доработка отчета в режиме конструктора

Режим конструктора является наиболее удобным для формирования структуры отчета, в нем не отображаются базовые данные, однако есть возможность просматривать и изменять заголовки и примечания для всего отчета, определенных групп или страниц. Выполнение ряда задач в режиме конструктора является более удобным по сравнению с другими режимами. Так, в нем можно добавлять к отчету различные элементы управления, такие как надписи, рамки, прямоугольник, вкладки, линии и другие; изменять некоторые свойства элементов, изменение которых в режиме макета является недоступным; а также изменять источник элемента управления Поле в самом поле, не используя окно свойств.

Таким образом, режим конструктора позволяет более детально просматривать структуру отчета, задавать различные уровни и параметры группировки и сортировать данные разными способами, изменять свойства элементов, добавлять или удалять определенные разделы отчета, а также создавать выражения для подсчета итоговых значений полей.

Структура отчета

В Access 2007 каждый отчет включает в себя несколько разделов. Каждый раздел имеет свое предназначение и используется только для определенных целей. В отчете выделяют семь основных разделов: заголовок отчета, верхний колонтитул или заголовок страницы, заголовок группы, область данных, примечание группы, нижний колонтитул или примечание страницы, примечание отчета. От правильности выбора раздела для расположения каждого из элементов управления зависит то, насколько грамотно будет составлен отчет, поэтому необходимо точно знать назначение каждого из разделов отчета.

• Заголовок отчета обычно содержит сведения, которые располагают на титульном листе или обложках, такие как эмблемы компании, название отчета или дата его создания. Заголовок отчета располагается над верхним колонтитулом и печатается всего один раз в самом начале отчета. Заголовок можно использовать для расчета каких-либо значений. Так, если в заголовке отчета расположен вычисляемый элемент управления, содержащий функцию Sum , подсчет значения будет осуществляться для всего отчета.

• Заголовок страницы располагается в верхней части каждой страницы отчета и используется в тех случаях, когда необходимо повторное отображение названия отчета на каждой его странице.

• Заголовок группы предназначен для вывода названия группы записей и располагается непосредственно перед ней. Каждой новой группе записей соответствует свой заголовок. В данном разделе также можно использовать вычисляемые элементы управления, в таком случае расчет будет производиться только для текущей группы.

• Область данных содержит элементы управления, из которых складывается основное содержание всего отчета. Этот раздел выводится только один раз для каждой строки данных.

• Примечание группы печатается в конце каждой группы записей и содержит сводную информацию по текущей группе.

• Примечание страницы выводится в нижней части каждой страницы и используется в том случае, если необходимо напечатать какие-либо постраничные сведения или номера страниц.

• Примечание отчета располагается в конце отчета и, как и его заголовок, печатается только один раз. Основным назначением данного раздела является вывод итогов по всему отчету или других сводных данных.

Такая последовательность расположения разделов соблюдается при создании отчета в режиме конструктора, однако при выводе отчета на печать, а также в режиме предварительного просмотра она немного изменяется. Примечание отчета, располагаемое в режиме конструктора после примечания страницы, при печати отчета будет отображаться перед ним, сразу после последнего примечания группы или после области данных последней страницы отчета.

В режиме конструктора можно добавить или удалить заголовок, а также примечание для отчета.

1. Для добавления заголовка или примечания нужно вызвать контекстное меню щелчком правой кнопки мыши в окне отчета и выбрать команду Заголовок/примечание отчета . Если в отчете уже созданы заголовок и примечание отчета, то при выборе команды Заголовок/примечание отчета эти разделы будут удалены.

2. Добавить и удалить верхний и нижний колонтитулы можно, вызвав контекстное меню и выбрав команду Колонтитулы страницы .

3. Добавить заголовок для группы данных можно с помощью окна Группировка , сортировка и итоги . Чтобы вызвать это окно, нужно перейти на вкладке Конструктор в группу Группировка и итоги и выбрать команду Группировка . Выбор уровней группировки осуществляется так, как показано на рис. 7.19.

Рис. 7.19. Добавление уровней группировки в окне Группировка, сортировка и итоги

4. Чтобы в отчете товары отображались по мере возрастания цены, нажмите кнопку Добавить сортировку и в открывшемся окне выберите поле Цена .

5. Кроме этого, можно группировать данные по какому-либо полю. Для этого нужно нажать кнопку Добавить группировку и в открывшемся окне указать поле для группировки.

6. Чтобы добавить в отчет заголовок и примечание, необходимо нажать кнопку Больше и на появившейся панели нажать кнопки с разделом заголовка и с разделом примечания .

Изменение размеров отчета в режиме конструктора

Процесс создания отчета может осуществляться как в режиме макета, так и в режиме конструктора. Режим конструктора позволяет добавлять в отчет нужные разделы и элементы управления, задавать размеры отчета. В нем можно редактировать и изменять уже существующие отчеты, созданные в другом режиме.

С помощью конструктора можно изменять как вертикальные и горизонтальные размеры всего отчета, так и размеры отдельных разделов.

Чтобы изменить вертикальный размер раздела отчета, необходимо поместить указатель мыши на нижнюю границу раздела и, удерживая кнопку мыши, перетащить границу раздела вниз или вверх для увеличения или уменьшения его размеров. Вертикальные размеры всего отчета определяются вертикальными размерами составляющих его разделов.

Изменение ширины отчета, то есть его горизонтального размера, осуществляется следующим образом: переместите указатель

мыши на правую границу отчета, а затем нажмите кнопку мыши и, удерживая ее, перетаскивайте границу вправо или влево для увеличения или уменьшения размеров отчета.

Если необходимо установить точные размеры отчета, можно воспользоваться линейкой с нанесенными на нее делениями. Для отображения или скрытия линейки необходимо щелчком правой кнопкой мыши в рабочей области отчета вызвать контекстное меню, а затем выбрать в нем команду Линейка .

Инструментальные средства режима конструктора

При создании отчета в режиме конструктора, а также при его доработке и изменении используются различные инструменты. Такими инструментальными средствами являются:

• рабочая область отчета;

• вертикальная и горизонтальная линейки;

• вертикальные и горизонтальные линии, с помощью которых можно менять размеры рабочей области отчета, а также размеры отдельных разделов;

• группы команд Шрифт , Группировка и итоги , Сетка , Элементы управления и Сервис , которые располагаются на вкладке Конструктор .

Рабочая область отчета – это область, на которой расположены разделы, входящие в отчет, и различные элементы управления. На границе рабочей области отчета и его разделов расположены специальные горизонтальные и вертикальные линии, передвигая которые, можно изменять размеры отдельных разделов и отчета в целом.

• Вертикальная и горизонтальная линейки предназначены для задания точных размеров отчета и разделов, входящих в его состав.

• С помощью группы Шрифт задаются параметры форматирования элементов управления отчета, такие как стиль шрифта, размеры шрифта, способ начертания, также можно выбрать условное форматирование.

• Группа Группировка и итоги предназначена для формирования сводных данных по группам отчета.

• Группа Сетка содержит кнопки, позволяющие устанавливать границы элементов управления, типы линий, их ширину.

• Группа Элементы управления позволяет добавлять в отчет различные элементов управления.

• Группа Сервис предназначена для вызова окон свойств различных элементов управления или всего отчета, также в ней располагаются кнопки, позволяющие открывать подчиненные отчеты в новом окне или просматривать коды полей.

Интерфейс конструктора отчетов

Access 2007, в отличие от более ранних версий Access, имеет немного измененный интерфейс. Так, вместо присутствующих ранее меню и панели инструментов в верхней части в новой версии Access располагается лента, на которой сосредоточены все основные инструменты для выполнения необходимых задач, что значительно упрощает их поиск. Лента содержит несколько вкладок, каждая вкладка поделена на логические группы, в которых собраны все команды, связанные с выполнением общих для всей группы задач.

На вкладке Конструктор собраны такие группы команд.

• Группа Режим предназначена для выбора режима работы с отчетом.

• Группа Шрифт содержит команды, позволяющие изменять параметры шрифта для выбранного элемента управления.

• Группа Группировка и итоги позволяет добавлять уровни группировки и порядок сортировки записей в отчете, добавлять итоги для групп отчета, скрывать записи более низкого уровня при наличии нескольких уровней группировки.

• С помощью команд группы Сетка можно создавать границы элементов управления, задавая тип линий границы, их цвет и ширину.

• Группа Элементы управления состоит из команд, предназначенных для добавления в отчет разделов и различных элементов управления.

• Группа Сервис состоит из команд, предназначенных для вставки в отчет полей на основе уже существующего поля, открытия в новом окне подчиненного отчета, вызова страницы свойств с возможностью просмотра или изменения этих свойств для выбранного объекта. Также в данной группе содержатся команды для просмотра кода с помощью редактора Microsoft Visual Basic и просмотра первых 10 записей отчета в режиме предварительного просмотра.

Форматирование шрифта элементов управления, добавленных в отчет, осуществляется с помощью кнопок, расположенных на вкладке Конструктор в группе Шрифт .

Группа Шрифт состоит из ряда команд, предназначенных для выбора шрифта, его размера и стиля, начертания, изменения цвета текста, цвета фона или заливки, для определения варианта выравнивания текста в элементе управления: по левому краю, по центру либо по правому краю. Кроме этого, содержатся кнопки для применения условного форматирования или формата по образцу.

Условное форматирование используется для применения к тексту или элементам управления условных форматов, другими словами, данная команда предоставляет возможность выделять какие-либо элементы управления в зависимости от заданных условий. Условием для применения форматирования может быть как значение самого элемента управления, так и значение какого-либо выражения, содержащегося в данном элементе.

Суть условного форматирования на основе значения элемента заключается в том, что выбранный формат применяется только в том случае, если заданному условию удовлетворяет значение, указанное в базовых данных.

Применить условное форматирование можно следующим образом.

1. Щелчком кнопки мыши выделите нужный элемент управления.

2. В группе Шрифт выберите команду Условное форматирование , после чего откроется окно Условное форматирование .

В данном окне можно создавать множество разнообразных форматов, задавая условия для элемента управления, изменяя цвет текста или фона, шрифт, способ начертания и другие параметры.

Чтобы задать условие по значению в окне условного форматирования, необходимо выполнить следующие действия.

1. В раскрывающихся списках области Условие 1 нужно выбрать пункт Значение поля и установить вариант сравнения. Далее следует указать значение для сравнения и параметры формата, используемые в случае выполнения условия. Например, установите во втором раскрывающемся списке значение больше , в текстовом поле введите 1000 и установите красный цвет шрифта, чтобы ваше окно выглядело, как на рис. 7.20.

Рис. 7.20. Окно для задания условного форматирования

2. Для задания нескольких условий необходимо выбрать команду Добавить , а затем в появившейся области Условие 2 установить дополнительные условия и параметры форматирования.

3. Для изменения форматирования при использовании в условии какого-либо выражения в окне условного форматирования необходимо выбрать пункт Выражение .

4. В расположенном справа поле необходимо указать нужное выражение, после чего потребуется указать параметры форматирования для заданного условия. При записи выражения в данном поле знак равенства не используется.

Каждому элементу управления может соответствовать до трех условий. Чтобы удалить какое-либо из заданных условий, в окне условного форматирования необходимо нажать кнопку Удалить , а затем отметить флажками условия, предназначенные для удаления.

5. Для запуска процесса условного форматирования нажмите кнопку OК .

Добавление и удаление элементов управления из отчета выполняется с помощью кнопок группы Элементы управления , расположенной на вкладке Конструктор . На рис. 7.21 представлено изображения вкладки Конструктор с доступными для добавления в отчет элементами управления.

Рис. 7.21. Элементы управления, доступные для добавления в отчет

В Access 2007 для добавления в отчет доступно большое количество разнообразных элементов управления, рассмотрим назначение некоторых из них.

• Эмблема – предназначена для добавления в отчет рисунка, используемого в качестве эмблемы.

• Заголовок , Номер страницы , Дата и время – используются для создания и изменения заголовка отчета, вставки в отчет номеров страниц, даты и времени, а также задания нужного формата для их отображения в отчете.

• Поле – можно вставлять в отчет поля и добавлять к ним подписи, используя кнопку Подпись . Создать поле со списком можно нажатием кнопки Поле со списком .

• Подчиненная форма/отчет – используется для создания подчиненного отчета.

• Рисунок – предназначена для добавления в отчет изображений.

• Вставить диаграмму – используется в том случае, если в отчет необходимо добавить данные в форме диаграммы.

Далее более подробно будет рассмотрен процесс добавления в отчет данных в виде диаграммы.

Для добавления диаграммы нужно сделать следующее.

1. Нажмите кнопку Вставить диаграмму , после чего появится окно мастера создания диаграмм (рис. 7.22).

Рис. 7.22. Окно для создания диаграммы

2. Укажите в качестве источника таблицу Товары и нажмите кнопку Далее .

На экране отобразится окно мастера для выбора полей данных, показанное на рис. 7.23.

Рис. 7.23. Выбор полей для диаграммы

3. Добавьте в диаграмму поля Наименование и Цена , дважды щелкнув на них кнопкой мыши. Перейдите к следующему шагу, нажав кнопку Далее . Откроется окно мастера для выбора типа диаграммы (рис. 7.24).

Рис. 7.24. Окно для выбора типа диаграммы