Чтение онлайн

При необходимости любую созданную ранее формулу можно отредактировать. Для этого нужно выделить соответствующую ячейку и в строке формул внести требуемые изменения, после чего нажать клавишу Enter. Изменять формулу можно и в самой ячейке: для перехода в режим редактирования нужно установить на нее курсор и нажать клавишу F2.

Возможности программы предусматривают ввод формулы одновременно в несколько ячеек. Для этого нужно выделить требуемый диапазон (или несколько ячеек, расположенных на расстоянии друг от друга), затем в первую ячейку ввести необходимую формулу и нажать сочетание клавиш Ctrl+Enter.

Формулу можно скопировать в буфер обмена (с помощью

команды Правка -> Копировать либо аналогичного пункта контекстного меню) и вставить в любое место рабочего листа. При этом все используемые ссылки (адреса ячеек) в формуле-источнике будут автоматически заменены в формуле-преемнике на аналогичные ссылки, соответствующие новому размещению формулы. Например, если в ячейку А1 ввести формулу =В1+С1, затем скопировать ее в буфер обмена и вставить в ячейку А2, то формула будет выглядеть следующим образом: =В2+С2.

При необходимости не скопировать, а переместить формулу из одной ячейки в другую следует выделить эту ячейку, подвести указатель мыши к любой ее границе так, чтобы он превратился в крестик, нажать левую кнопку мыши и, удерживая ее, перетащить формулу в требуемое место.

Если нужно скопировать в буфер и затем вставить в требуемое место не формулу, а только значение, полученное в результате ее вычисления, следует выделить ячейку, затем скопировать ее содержимое в буфер обмена, переместить курсор в то место, куда нужно вставить данные, и выбрать в контекстном меню пункт Специальная вставка. В результате откроется одноименное окно (рис. 3.4), в котором следует установить переключатель Вставить в положение значения и нажать кнопку ОК.

Рис. 3.4. Диалоговое окно Специальная вставка

Как видно на рис. 3.4, в данном окне можно выбрать и другие режимы вставки содержимого буфера обмена.

Иногда бывает необходимо быстро просмотреть все формулы, находящиеся в ячейках рабочего листа. Для этого следует выполнить команду Сервис -> Параметры, в открывшемся окне Параметры (см. рис. 2.13) на вкладке Вид установить флажок формулы и нажать кнопку ОК. В результате в ячейках, содержащих формулы, отобразятся сами формулы, а не результат их вычисления. Для возврата в первоначальный режим отображения следует снять данный флажок.

Чтобы удалить формулу, достаточно выделить соответствующую ячейку и нажать клавишу Delete. Если формула стерта ошибочно, то сразу после удаления ее можно восстановить на прежнем месте, нажав сочетание клавиш Ctrl+Z.

Работа с функциями

Функция представляет собой изначально созданную и заложенную в программу формулу, которая позволяет выполнять вычисления по заданным величинам и в определенном порядке.

Каждая функция включает в себя следующие составные элементы: знак «=», название (примеры названий функций – СУММ, СРЗНАЧ, СЧЕТ, МАКС и др.) и аргументы. Используемые аргументы зависят от конкретной функции. В качестве аргументов могут выступать числа, ссылки, формулы, текст, логические величины и т. д.

Внимание!

Каждая функция имеет свой синтаксис, который обязательно должен соблюдаться. Даже незначительное отклонение от синтаксиса приведет к ошибочным расчетам либо вообще к невозможности вычисления.

Вводить функции можно как вручную, так и автоматически. Для автоматического ввода предназначен мастер функций (см. рис. 2.9), вызываемый с помощью команды Вставка -> Функция.

Набрать функцию вручную можно в строке формул (предварительно следует выделить ячейку, в которую вводятся данные) в следующем порядке: сначала указывается знак равенства, затем – название функции,

а после – перечень аргументов, которые заключаются в круглые скобки и разделяются точкой с запятой. Например, нам нужно найти сумму чисел, находящихся в ячейках А1, В2 и С5. Для этого в строку формул необходимо ввести следующее выражение: =СУММ(А1;В2;С5). В данном случае название функции введено русскими буквами, а аргументы, в качестве которых выступают адреса ячеек – латинскими. После нажатия клавиши Enter результат вычисления отобразится в активной ячейке.

Любая функция может использоваться в качестве аргумента для какой-либо другой функции. Это называется вложением функции. Возможности программы предусматривают до семи уровней вложенности функций.

Работа с диаграммами

Одной из самых полезных возможностей программы Excel является механизм работы с диаграммами. В общем случае диаграмма является наглядным графическим представлением имеющихся данных.

Рис. 3.5. Мастер диаграмм

Построение диаграммы осуществляется на основании информации, находящейся на рабочем листе. При этом она может располагаться как на одном листе с данными, на базе которых она построена (такая диаграмма называется внедренной), так и на отдельном листе (в этом случае создается лист диаграммы).

Диаграмма неразрывно связана с исходными данными и при каждом их изменении автоматически обновляется соответствующим образом.

Для перехода в режим построения диаграммы служит команда главного меню Вставка -> Диаграмма. При ее выполнении открывается окно мастера диаграмм (рис. 3.5). Перед применением данной команды рекомендуется вьщелить диапазон с данными, на основании которых будет построена диаграмма. Но этот диапазон можно указать (или отредактировать) и позже, на втором шаге построения диаграммы.

На первом шаге построения диаграммы следует выбрать ее тип. Возможности программы предусматривают построение самых разных диаграмм: гистограммы, графика, круговой, точечной, лепестковой, пузырьковой и т. д. На вкладке Стандартные приведен список стандартных диаграмм. Если ни одна из них не удовлетворяет требованиям пользователя, можно выбрать нестандартную диаграмму, перейдя на вкладку Нестандартные.

Для выбора требуемой диаграммы нужно в левой части любой из вкладок вьщелить ее тип, а в правой – вариант представления. На рис. 3.5 видно, что диаграмма типа Гистограмма имеет семь разных представлений.

Если перед выполнением команды Вставка -> Диаграмма был выделен диапазон данных, на основании которых должна быть построена диаграмма, то в окне мастера диаграмм с помощью кнопки Просмотр результата можно увидеть, как будет выглядеть диаграмма при установленных в данный момент настройках. Готовая диаграмма отображается в правой части вкладки, только когда эта кнопка нажата.

Для перехода ко второму этапу построения диаграммы нужно нажать кнопку Далее.

 

Внимание!

Процесс построения диаграммы можно закончить в любой момент нажатием кнопки Готово. В результате будет создана диаграмма, соответствующая заданным настройкам.

Окно мастера на втором шаге создания диаграммы представлено на рис. 3.6.

Рис. 3.6. Второй этап построения диаграммы

Если перед выполнением команды Вставка -> Диаграмма не был указан диапазон с данными, то в поле Диапазон следует его указать. Здесь же при необходимости можно отредактировать указанный ранее диапазон данных. На рис. 3.6 для построения диаграммы выбран диапазон ячеек с A3 по Аб, который расположен на рабочем листе Лист1.