Аутсорсинг
Шрифт:
Для принятия оптимального решения в выборе аутсорсера, необходимо проанализировать все предлагаемые варианты. С большой долей осторожности надо использовать информацию о возможностях рынка. Поскольку в результате подобного анализа может статься, что на рынке не существует подходящего по всем параметрам товара или его может предложить только одна компания. Вследствие проведения подробнейшего анализа ситуации откроется возможность выбрать именно того партнера или партнеров, которые оптимально подходят для решения всех поставленных задач. Сотрудничество с несколькими аутсорсинговыми фирмами имеет как положительные, так и отрицательные стороны – наряду с возникающей гибкостью при работе с ними, мы сталкиваемся с затруднением в осуществлении контроля. Фирме же важно приобрести дополнительную пластичность, которая может достигаться при взаимодействии
Кроме того, создавая здоровую конкуренцию между исполнителями, получаем возможность оказывать на них воздействие. Однако при таком варианте возникает целый ряд дополнительных трудностей непосредственно для управленцев: следует убедиться, что выбранные аутсорсеры способны работать единой, сплоченной командой; необходимо непрерывно координировать и контролировать работу аутсорсеров, которая ведется совместно, чтобы не было нерациональных процессов, влекущих за собой повышение издержек.
При заключении контракта с аутсорсерами на начальной стадии необходимо позаботиться о максимальном снижении риска. Чтобы определить все скрытые издержки, заключите краткосрочный договор и наладьте постоянный контроль. Помимо этого, необходимо, чтобы контракт предусматривал беспеременное стимулирование исполнителей, причем помимо риска потери заказа в случае некачественного исполнения он должен обеспечивать стратегию «win – win», то есть от совместной работы должны выиграть обе стороны, что можно обеспечить непосредственно премированием. Контракт должен быть достаточно гибким, по этому избегайте стандартных контрактов, особенно в случае совершенно незнакомых технологий, так как может оказаться, что они содержат множество различных, скрытых издержек.
При заключении эффективного контракта руководитель должен заручиться поддержкой квалифицированных специалистов: экспертов, юристов, специалистов по передаваемым функциям и менеджеров. Важно привлечь к работе наиболее квалифицированных работников, которые бы грамотно смогли выполнить задачу по контролю за выполнением договорных обязательств, выявляя различные отклонения от них. Как правило, создается специальная команда, называемая также «контракт – менеджеры», которая обладает всем комплексом необходимых технологий. Считается очень важным, чтобы опыт, полученный старшим поколением менеджеров передавался младшему, а для этого должна существовать некая организационная культура как «совокупность положений, разделяемых членами организации». Еще одним важным моментом успешной деятельности становится необходимости грамотного убеждения сотрудников компании в сосредоточении всех коллективных усилий на основной деятельности предприятия, а этого можно достичь лишь с помощью аутсорсинга.
Пример:
Компания «British Petroleum Exploration Operating Company», занимающаяся поиском и добычей газа сумела успешно внедрить у себя аутсорсинговые схемы следующим образом: проработав опыт компаний, подписавших договор на IT-аутсорсинг сроком на 10 лет, менеджеры «BP Exploration» пришли к выводу, что заключение длительных контрактов не дает положительного эффекта, чтобы не «замораживать» себя в состоянии устаревших технологических решений ведь именно их необходимо модернизировать. Перед передачей IT-функций на аутсорсинг компания объединила несколько IT-отделов в один, используя стандартизацию систем. После чего была проведена массированная атака по внедрению идеи о том, что менеджеры высшего звена организации должны направить все свои усилия на минимизацию основных процессов. На следующем этапе в течение двух лет был опробован аутсорсинг в небольших масштабах.
Если все же вы приняли решение нанять аутсорсера, то, в первую очередь, необходимо определиться, какие функции ему вы будете передавать. В случае с аутсорсингом организационного развития это могут быть:
1) представление стратегических интересов собственника;
2) стратегический мониторинг деятельности компании;
3) возможность выбора стратегических альтернатив;
4) обеспечение выбора из множества предлагающихся альтернатив;
5) воплощение на практике выбранной стратегии;
6) управление реализацией стратегии (мультипроектое управление).
Оценка аутсорсера позволит фирме правильно подобрать нужного для фирмы провайдера и не разочароваться в случае неверного выбора.
2.4. Как обезопасить свою фирму от обмана и некомпетентности аутсорсера
Обезопасить свою фирму от обмана аутсорсера – возможно, хотя это сопряжено с множеством трудностей.
Пример:
В штате бухгалтерии ЗАО имеются главный бухгалтер, его заместитель и несколько бухгалтеров. Главный бухгалтер уволился. На заместителя исполнение обязанностей не возложено. ЗАО заключает договор аутсорсинга с аудиторской фирмой о направлении специалиста для организации и ведения бухгалтерского и налогового учета и составления отчетности. Этот специалист руководит деятельностью бухгалтерии и принимает решения, не выполняя никакой конкретной работы и не подписывая документы.
Каковы права и обязанности, а также ответственность данного специалиста?
Кто должен подписывать бухгалтерские документы и отчетность: данный специалист, заместитель главного бухгалтера либо генеральный директор должен ставить две подписи (за себя и главного бухгалтера)?
Кто в данной ситуации несет ответственность, кроме генерального директора, за принимаемые решения и как обезопасить свою фирму от возможной некомпетентности?
В российском законодательстве нет понятия договора аутсорсинга, поэтому его содержание каждый раз зависит от воли обеих сторон, его заключающих. Традиционно под этим договором понимают соглашение возмездного оказания услуг, связанный с предоставлением персонала. Именно по этому к такому договору применяются нормы гл.39 ГК РФ.
От условий заключенного договора аутсорсинга зависят права, обязанности и ответственность предоставленного специалиста.
Здесь возможны два варианта:
1. В первом по договору аудиторская компания полностью принимает на себя обязанности по ведению бухгалтерского и налогового учета ЗАО, и ее специалист обладает правами и обязанностями главного бухгалтера, предусмотренными ст. 7 Федерального закона № 129– ФЗ от 21 ноября1996 г. «о бухгалтерском учете» (в ред. От 30 июня 2003 г.; далее – Закон). В соответствии с положениями данной статьи, аудитор отвечает за соответствие осуществляемых операций законодательству РФ, осуществляет контроль за движением имущества и выполнением обязательств. Требования специалиста по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации. В случае разногласий между генеральным директором и специалистом по осуществлению отдельных хозяйственных операций, документы могут быть приняты с письменного распоряжения генерального директора, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций.
2. Во втором случае по договору аудиторская компания предоставляет услуги по консультации в области бухгалтерского и налогового учета и составления отчетности. В этом случае, специалист аутсорсинговой компании вправе давать только консультации, качественное выполнение консультационных заданий будет его единственной задачей. Поэтому, его решения могут носить только рекомендационный характер, и он не может руководить деятельностью бухгалтерии.
Что касается ответственности и безопасности фирмы, то в обоих случаях ответственность будет нести нанятый специалист перед своей аудиторской фирмой, а он уже в свою очередь будет отвечать перед ЗАО.
В первом пересмотренном случае, аудиторская фирма будет отвечать полностью за ведение бухгалтерского и налогового учетов, составление отчетности. За нарушения, которые обнаружат проверяющие органы, именно аудиторская фирма и будет нести всю ответственность.
Во втором случае, ответственность аудиторской фирмы будет ограничиваться лишь ответственностью за некачественное оказание консультаций, которая оговорена в контракте.
В обоих случаях, при нанесении действиями ущерба ЗАО специалистом аудиторской фирмы, то оно вправе обратиться в суд и потребовать возмещение причиненного ущерба.
В случае если по договору аутсорсинга, как отмечалось выше, консультантом полностью передается ведение бухгалтерского учета, то в силу п. 5 ст. 13 Закона бухгалтерскую отчетность подписывают генеральный директор ЗАО и руководитель аудиторской фирмы. В противном случае право подписи имеет только генеральный директор. Если в трудовом договоре заместителя главного бухгалтера нет положений о том, что в случае отсутствия главного бухгалтера заместитель исполняет его обязанности, то подписывать бухгалтерскую отчетность заместитель не имеет права. И обязать его это сделать никто не вправе.